新品複合機（コピー機）のFAX機能を使いこなせば、ビジネスの効率が向上し、コスト削減に大きな効果が期待できます。
メールやアプリを利用した通信などさまざまな通信手段が表れていますが、現在もなおFAXをメインの通信手段としている企業・団体は少なくありません。企業規模の大小を問わず主力の機器として使用されており、特に小規模の企業にとっては対外的な通信手段がFAXのみ、というケースも珍しくありません。

今回は、最新複合機の便利機能として、FAX機能を紹介します。

目次

• １、 複合機（コピー機）のFAXペーパーレス機能
• ① ペーパーレスFAX
• ② インターネットFAX （eFAX）
• ③ IPFAX
• ２、 複合機（コピー機）の無駄な用紙出力を防ぐ機能
• ① 迷惑FAX防止機能
• ② 受信データのモニター確認機能
• ３、まとめ

１、 複合機（コピー機）のFAXペーパーレス機能

新品複合機（コピー機）の、一つの特徴はペーパーレス機能です。
従来の複合機（コピー機）は、いったんデータをプリントアウトしてからFAX送信、もしくはFAX受信したデータはそのまま用紙に印刷する必要がありました。ペーパーレス機能を利用してデータのまま送受信をすれば、用紙代のコスト削減や手間の軽減が実現できます。

① ペーパーレスFAX機能

ペーパーレスFAXは、データの送受信を印刷せずにデータのまま送受信を行う機能です。

• ペーパーレスFAX送信

ペーパーレス送信を使用する際には、ネットワークに接続したPCから相手先のファックス番号を入力し、直接FAXをデータ送信する機能です。

• ペーパーレスFAX受信

ペーパーレス受信は、受信したFAXを相手先の電話番号別に、親展ボックスに振り分け、複合機（コピー機）のボックス内に保存する機能です。保存された文書は、複合機のパネルでファイル名称、サムネイル表示で確認でき、印刷するか否かを選択できます。また、PCからボックスにアクセスして、直接データを取り出すこともできます。

ペーパーレスFAX機能を利用すれば、コストの削減が図れることに加えて、データ管理がしやすくなります。メーカーや機種にもよりますが、留守番電話機能を利用したり、メッセージを送信したりすることもできます。また、複数のアドレスに一斉送信する機能も搭載しています。

② インターネットFAX（eFAX）

インターネットFAXを利用すれば、メールの添付ファイルとしてデータを送受信できます。
距離や時間に左右されることなくやり取りできるので、LAN環境が整っている企業ではインターネットFAXを導入することによってコストを大きく削減できます。反対に、LAN環境を未導入の企業では、ネットワーク構築のためにコストが発生しますので、他の通信機器の状況を踏まえて検討しましょう。

新品複合機の機種によっては、従来の音声通信のFAXに対応しておらずインターネットFAXにのみ対応しているものもあります。特に、最近の廉価機種や小型機種にその傾向がみられます。

基本料金がかかりますが、データの送受信が無料で行えるので使用量が多い場合にはペーパーレスFAX以上のコストダウンが可能です。

③ IPFAX

IPFAXは、同じメーカーの機種間で、FAX番号の代わりにIPアドレスを入力して送受信を行う機能です。離れた支社間であっても対応機種であれば、通信費無料で安全性の高いやり取りが可能になります。
高品質での通信が可能であり、プリンターと同様の画質で印刷出力ができます。また、高速通信が可能であり、複数枚同時に送信しても、すぐに受信ができます。

デメリットとなりうるのは、インターネット環境が必要なことと送信側・受信側に対応機種の導入が必要なことから、導入費用が高くついてしまう可能性があることです。

２、複合機（コピー機）の無駄な用紙出力を防ぐ機能

新品複合機では、FAXの受信データのプリントアウトを最小限に抑えることができます。印刷の必要性の可能性が低い書面をあらかじめ受信拒否したり、印刷内容を確認してから出力することでコストの削減とペーパーレス化を実現できます。

① 迷惑FAX防止機能

あらかじめ、FAXを受信したくない電話番号からのFAXや、電話番号非通知からのFAX受信を拒否することができます。不要なFAXを受け取らないことによる印刷代・用紙代の節約、業務の効率化を図ることができます。

② 受信データのモニター確認機能

モニター確認機能を利用すれば、FAXした受信データを印刷する前に内容を画像で確認してから印刷できます。複合機のモニターで確認するので決して大きな画面ではありませんが、拡大機能も付いているので、印刷前に印刷すべきか否かの判断をして、無駄な印刷を省くことができます。

３、まとめ

最新の新品複合機（コピー機）のFAX機能について紹介しました。
最新機能としては、用紙の出力を最小限に抑えて印刷のコストや手間を削減する機能が多く搭載されています。

ペーパーレスFAX、インターネットFAX、IPFAXはそれぞれ機能が似ている部分がありますが、利用のための条件やメリット、用途、料金体系などが異なります。特に、ペーパーレスFAXとインターネットFAXは想定ユーザーが近いので、自社に見合う機能を導入しましょう。いずれもLAN環境の整備が条件です。
迷惑FAX防止機能やモニター確認機能は、コスト削減だけではなく、書類を減らす効果も期待できます。