新品複合機(コピー機)を導入するからには、最新機種ならではの機能を有効活用してビジネスの効率化とコストの削減効果を最大限に活用したいものです。最新機種だからこその効果が実感できれば、中古や型落ちの機種と比較してイニシャルコストが多くかかってしまっても、非常に高い満足が得られるでしょう。
今回の記事では、新品複合機ならではのおすすめ機能について紹介します。また、これらの機能が搭載されている最新機種についても紹介します。
目次
- 1、 新品複合機(コピー機)のコスト削減に役立つ機能
- ① データの電子化機能
- ② ページ集約機能
- ③ エコプリント機能/カラーモノクロ自動判別機能
- 2、 新品複合機(コピー機)の業務効率化に役立つ機能
- ① フィニッシャー機能
- ② OCRスキャン機能
- ③ 時刻指定印刷
- 3、 まとめ
1、新品複合機(コピー機)のコスト削減に役立つ機能
新品複合機(コピー機)は、ランニングコストを抑えるさまざまな機能が搭載されています。
複合機にかかる主なランニングコストは、印刷用紙代、通信費、トナー(インク)代、電気代金です。基本性能も上がっていますので、電気代金については旧型の機種に比べて大きくカットできますが、オプション機能を活用していくとさらにコストの削減が図れます。
① データの電子化機能
インターネットFAXやペーパーレスFAXなどの紙媒体の資料をデータで送受信する機能を活用すると、通信費を削減することができます。また、送受信したデータを、パソコンにデータとして名称を設定してPCに管理することにより、後からデータを確認する際にも資料が探しやすくなる、保管のためのスペースが不要になるというメリットもあります。電子化は最新機種ではほとんどの機種で対応できますが、おすすめ機種はシャープのMX-2310Fです。印刷枚数やスピードなど、非常に総合力の高い機種です。
② ページ集約機能
ページ集約機能とは、2in1印刷、4in1印刷などとも呼ばれます。複数の印刷を、縮小コピーして1枚にまとめる機能です。
用紙の使用量を2分の1、4分の1に削減することができます。パワーポイントなどの大きな文字の場合には、ページ集約してプリントしたものでも十分に資料として活用できます。
③ エコプリント機能/カラーモノクロ自動判別機能
エコプリント機能は印刷品質を落としてトナーの使用量を削減する機能です。最新の新品複合機では、トナーの使用量を少し落としても十分に鮮明な印刷が可能です。特に社内文書など見栄えよりもコストを意識したい書類の場合には、エコプリント機能を活用すると良いでしょう。
京セラのTASKalfa 256ciには2in1印刷(FAX受信)と5段階のエコプリントモードが搭載されているので、トナーコストの削減を目指す際におすすめの機種です。
カラーモノクロ自動判別機能は、カラーの印刷物とモノクロの印刷物を同時に印刷した場合に、複合機が自動的に判別をしてくれる機能です。カラーとモノクロとでは1枚の印刷単価が大きく異なるので、印刷枚数が多ければ多いほど、おすすめの機能です。
2、新品複合機(コピー機)の業務効率化に役立つ機能
新品複合機(コピー機)ならではの業務効率化に役立つ機能について紹介します。
① フィニッシャー機能
複合機を使用して資料作成をする際に、大きな手間がかかってしまうのがホチキス止めの作業です。フィニッシャー機能は、一般的には別途オプション機能となりますが、印刷と同時に複合機でホチキス止めまで行ってくれる機能です。
特に、大量のコピーを一度に作成する際には、資料の仕分けにも非常に手間がかかるので自動化されることで作業効率が大きく改善されます。フィニッシャー機能を使用するには、シャープの機種がおすすめです(MX-3650FNなど)。機種や性能ごとに細かくカスタマイズが可能で、用途に応じて利用できます。
② OCRスキャン機能
文書をスキャンしてPDF化する際に、文字情報を文字として認識できるようにする機能です。OCRスキャン機能を使用してデータ化した書類は、文書内のワードを検索することができます。また、ファイル名称を忘れてしまっても文書内に書かれている内容から検索をかけることができるようにもなります。
OCR機能を利用するには、専用のソフトが不要で簡単操作が可能な富士ゼロックス製の機種がおすすめです(ApeosPortシリーズなど)
③ 時刻指定印刷
時刻指定印刷とは、あらかじめ指定した時刻に受信したFAXのデータを印刷する機能です。大量のコピーを取りたいときにFAXの受信が重なってしまうと、業務が滞ってしまうことがありますが、時刻指定印刷機能を使えばコピーをする時間を避けてFAXデータを印刷させることができます。
時刻指定印刷はさまざまなメーカーの複合機で搭載されていますが、おすすめ機種はリコーのRICOH MP W8140などで搭載されています。
3、まとめ
この記事では、最新の新品複合機のおすすめ機能について、コスト削減・業務効率化の観点からさまざまな機能・機種を紹介しています。
コスト削減の観点では、基本機能の向上により新品複合機は電気代の節約が期待できます。おすすめ機能と効果としては、インターネット化やページ集約機能による用紙代・通信費の削減、エコプリントモードによるトナー使用量の削減などがあげられます。
業務の効率化の観点では、ホチキス止めを自動的に行うフィニッシャー機能、文書化の際に文字データを読み取れるようにするOCR機能、FAXの受信時間をあらかじめ設定できる時刻指定印刷を紹介しています。