複合機とコピー機との最も大きな違いは、複合機は多機能であることです。スキャナは複合機の機能の代表的なもので、今更説明の必要はないかもしれませんが、紙面の情報を読み取りデータ化する機能のことを指します。
スキャナ機能でデータ化すること自体に様々なメリットがあります。また、最新の複合機には、さらにスキャナ機能を進化させて、便利に使用できるようになっています。
今回の記事では、スキャナ機能について紹介いたします。
目次
- １、 スキャナってどんなもの？
- ① スキャナ機能の概要
- ② スキャナの基本的なメリット
- ③ スキャナの解像度
- ２、 複合機の最新スキャナ便利機能について
- ① OCR機能
- ② 多彩なフォーマットに対応
- ③ データ容量の軽減
- ④ ネットワーク、クラウド連携
- ⑤ データのパスワード管理
- ３、まとめ
１、 スキャナってどんなもの？
スキャナ機能をあまり使用したことがない方のために、スキャナの概要について簡単に説明します。
① スキャナ機能の概要
スキャナとは、紙面の情報をデータ化して保存する機能のことをいいます。近年発売された複合機にはほぼもれなく搭載されていることからも、非常に重要でニーズのある機能であることがわかります。
② スキャナの基本的なメリット
スキャナを活用することで、ビジネスの利便性が大きく向上します。例えば、相手に資料を送りたいときに、FAXでは都合が悪い場合があります。
- 相手方がFAX端末を設置していない場合
- 資料の文字や写真が細かく、FAXで送信した場合には書かれている内容が不鮮明になってしまう
- 資料をPC上で閲覧したいとき
スキャナを活用すればこれらの問題を簡単に解決できます。
③ スキャナの解像度
コピー機の性能や機能が機種によって異なるように複合機の機能も機種ごとによって異なります。スキャナの基本性能の良しあしを判断する基準の一つが解像度です。解像度はパソコン画面などでおなじみかもしれませんが、数値が高ければ高いほど、画質がきめ細かくなります。ただし、数値が高いほど読み取りに時間がかかってしまう、という面もあります。dpiという単位で表されます。
用途や使用する際の画像の大きさなどによって適正な解像度は異なりますので一概には言えませんが、複合機のカタログやウェブページにデモ画像や読み取り時間についての記載があることが多いので、目安にされると良いかと思います。
２、複合機の最新スキャナ便利機能について
最新の複合機ならではの便利機能があります。これらの機能をうまく活用できれば、ビジネス効率が飛躍的に向上しますので、機能を搭載した機種をお持ちの場合には積極的に使用していただきたい機能です。
① OCR処理機能
OCR処理機能とは、スキャンで読み取った印刷物の情報を文字として認識させられる機能です。
従来はスキャンをした場合は画像データとして保存されたため、保存したデータの内容はファイル名称で分類して識別するしかありませんでした。しかし、
OCR処理機能が付いている複合機でスキャナをしてデータを読み取った場合には、データの中に記載されている内容が、ワードファイルのように文字として自動的に読み取られます。ある資料を探していて、ファイル名称がわからなかった場合、以前は順番にファイルを開いて一つひとつ確認するしかありませんでしたが、OCR処理機能によってデータの内容で検索をかけることが可能になったのです。
② 多彩なフォーマットに対応
従来のスキャン機能は、データ化＝PDF化でしたが、最近のものはワードファイル、エクセルファイル、jpgファイルなどさまざまな様式に変換させられるものもあります。ワードファイルやエクセルファイルであれば、データ化したあとにPCで内容を書き換えることもできます。
③ データ容量の軽減
解像度の高いデータやカラーでデータを読み取った場合、データ容量が重くなってしまい、機器のデータ容量を圧迫してしまうことがあります。最近の複合機では、スキャンデータの品質を落とすことなく、自動的にデータを軽減し、ネットワークへの負荷を最小限に抑えることができます。
④ ネットワーク、クラウド連携
オフィスのネットワークやクラウドと連携することで読み取ったデータを複合機本体ではなく、サーバーやクラウド上のデータ保管エリアに自動保存させることができます。この機能によって、データを安全に保存することができると同時に、複合機本体のデータ容量を軽減できます。
⑤ データのパスワード管理
貴重なデータは、パスワードをかけて管理することができます。特にネットワークに接続させる場合には、外部からの侵入や攻撃も起こりえますので、パスワードをかけてデータの安全性を高めます。
３、まとめ
最新の複合機（コピー機）のスキャナ機能について紹介しました。スキャナ機能は、印刷物をデータ化して、保管しやすくしたり、検索性を高めたりできるため、ビジネスの効率を高めてくれます。基本的な性能は、解像度の高さや読み取りの速さが目安になります。
最新の機能としては、タグOCR処理機能、フォーマット変換機能、データ容量の軽減機能、ネットワーク・クラウド連携、パスワードの設定機能について紹介しました。
最新機能を活用できれば、さらに業務効率が向上します。